秘书工作中摸索出的领导日程“五环管理法”！

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文秘工作是一项综合性工作，涉及的东西很多，包括接待、调研和监督、文本文件、人员信息等。很多时候，人们往往会专注于提高自己的写作能力，希望有朝一日能成为“大手”，或者痴迷于做一名优秀的参谋助手，希望成为领导者的“体贴人”。

因此，在文秘工作相关的文章中，总是有很多关于稿件写作和人员协助的研究，但对于文秘工作的一项基础工作，即如何合理安排领导的日程安排，以保证各项活动的顺利衔接。 . 万无一失，但没有太多关注。

然而，日程管理对于秘书来说是一项极其重要的工作。如果日程安排得不好，无论是领导时间地点错误，活动不能正常进行，还是忘记带会议材料和发言稿等都是大错。像这样的小问题会对整体工作产生负面影响。今天笔者就和大家聊一聊我在秘书工作中探索总结出来的领导日程“五环管理法”。

第一环基本环 - 准备每周的时间表。

日程表是领导活动安排的大纲和基本指南。在秘书工作的实践中，有的人习惯用月度作息，有的人习惯用周度作息，有的人则比较细致，制定每日作息。

笔者在实际工作中发现，一般来说，每个月的工作时间跨度太长，每个活动的内容容量有限，很难体现活动的综合信息，而且活动的变化往往很多一个月内。议程往往是“计划跟不上变化”，经常被放弃，不太实用。每日日程虽然反映了详细的活动信息，但编制繁琐，缺乏全局观，不方便协调和记录一定时间段内的活动。

因此，以一周为周期来准备时间表是最合适和实用的。一周自然分为两个周末，符合实际工作节奏。它不仅可以协调一段时间内的许多活动，还可以详细记录活动信息。

编制每周日程时，最好使用表格格式，也可以使用Outlook等日历软件，并在日程表中综合记录每项活动的名称、起止时间、地点、领导任务等信息。日程;

活动要全面收集。领导批示参加公文的活动、领导口头说明的活动、办公厅（办）安排的活动，应与领导一一核实并登记在表；

尽量在周五下班前准备并完成每周的日程安排，并将日程提交给领导，以便领导确认和掌握下周的工作安排；周日晚上，可以给领导发消息，一方面提醒周一的相关安排，同时，安排下周再做一次简短的报告，帮助领导在新的一周开始前做好准备；

还有一个细节值得注意。在制定每周日程表时，一定要在每日日程表下方设置一个空白区域，以便领导者可以轻松记录额外的活动或临时安排的会议和对话。

第二响每日响——每天早上查看当天日程的提醒，晚上确认第二天日程的提醒。

把手表交给领导并不意味着一切都会好起来的。作为一名合格的秘书，你必须每天与领导核对并提醒相关安排。

记得刚做秘书的时候，还没有一直去领导办公室的习惯。当我把桌子给我时，我觉得工作已经到位。结果，有一次领导记错了活动时间，严厉批评了我。当时我还是很不相信。很明显，时间清楚地写在了表面上。首领自己记错时间了，怎么还怪我！秘书室的一位前辈告诉我，表面上我已经把活动时间告诉了领导，领导也知道活动时间。看来董事会不应该打我，但秘书的职责不仅限于告诉，通知，如上所述，在正式层面，

我被前辈的话深深地震撼了。此后，每个工作日我都会提前一个小时到办公室，仔细梳理当天的活动，把需要向领导汇报和提醒的事项按先后顺序列出。四是一上班就立即与领导一一沟通。

下班前，我会花一点时间和领导一起重新落实第二天的安排，以免被第二天的变化打个措手不及。如果活动时间比第二天早或者在单位外，到了办公室来不及提醒，我会在睡前再次给领导发提醒短信，以免耽误活动. 这些任务看似重复，但你要知道，领导者不是圣人，会出现错误或遗忘的事情。这样不知疲倦的提醒，可以最大程度的防止失误。只要注意时机和方法，领导一定会很高兴。接受您的提醒。

第三环特定环 - 盯着每个活动。

具体到每一个活动，秘书们应该怎么做？每次活动都有很大的不同，如座谈会、报告会、常委会、学习会、工作安排会、晚会、调研、考察、会议、护送、宴会、谈话等，但除了时间和地点之外此次活动，也有一些内容需要领导提前澄清和提醒。

着装要求 - 正式或休闲，长袖衬衫或短袖衬衫，您必须提前与活动组织者沟通。一般来说，外事或重大会议都需要着装，但这并不意味着就不用着装了。这适用于任何地方。比如领导要陪领导到单位检查，上级单位已经明确告知领导，他们会穿便服。

任务——是否需要发言，是否发言，是否还有颁奖、揭牌等其他环节，领队在活动中有哪些具体任务也要提前明确，否则领队会被顿时在现场被主持人点名，不知所措。重大事故。

背景——如果是会议，必须提前掌握完整的会议资料，并及时提交；如果是开会，必须提前准备好对方人员的构成和主要负责人的简历；如果是调查调查，需要提前汇总报检现场、海关等基本情况；如果是小组学习，需要提前收集文件全文和讲解文章。连接——秘书是否需要陪同，如果不需要，领导参加活动时与谁联系，由谁指导现场。

资料——提前安排人员汇报活动情况，记录并组织领导讲话，并留存相关资料。

第四环感应环——感应炼化系列活动。

虽然作者不提倡制定月度日程，认为日程跨度过长会造成混乱，但对于相对集中、关联性强的系列活动，笔者认为应该及时总结提炼，并集中汇报给领导，使领导能够全面了解系列活动的总体安排和步骤。

作者在大学办公室工作。每年毕业前，学校各部门都会组织一系列相关活动，为毕业生送行。就业部门组织毕业生座谈会和基层就业欢送会。教务处组织学位授予仪式，校级组织毕业典礼。这些活动其实是毕业季的一系列活动。如果只体现在每周的日程安排上，很容易显得杂乱无章。因此，作者在每个毕业季都将各个部门与毕业联系在一起。总结毕业季活动，制作毕业季活动清单日程安排表，

事实证明，这种做法有明显的好处。比如今年，就业部门先后举办了优秀研究生研讨班、西部基层研究生研讨班、转学研讨班等多场研究生研讨班。”，问我，为什么又要开座谈会？总结提炼毕业活动后，这些座谈会的区别和侧重点一目了然。

每个单位的工作都有自己的周期和特点。高校的开学、毕业活动比较密集，呈现出一系列特点；党务部门在换届或者开展教育活动时，可以进行密集、连续的活动；等等，按照本单位工作的节奏和周期，对密集的系列活动进行梳理、总结、提炼日程安排表，无疑是应对“旺季”众多活动安排的好办法。

第五响记录响——记录实际日程。

一周工作的顺利完成并不意味着我们的日程管理就结束了。星期天晚上，我通常坐在电脑前整理前一周的日程安排，看看有什么变化，增加了什么，取消了什么。，查看领导讲话和原稿是否有改动播放，并在文件中一一更正，同时将活动中涉及的讲话稿、议程等资料存档，留作存档材料。

需要注意的是，真实的工作档案和记录不仅是日程管理中不可缺少的一部分，而且是宝贵的材料和财富。记得有一次领导接到学校团委的请求，要邀请他参加学生代表大会。Q，我可以自己参加吗？查了一下日程，发现不仅上次学生代表大会的负责领导出席了，主要领导也出席了，所以领导指示邀请主要领导也参加这次学生代表大会的活动。在这种情况下，延续了以往的传统。可以说，完善的记录保证了活动遵循规范，更有规律和传承。

五环管理方式环环相扣、环环相扣，把握宏观与微观，确保各项活动按计划进行，最大程度避免“跑漏”，同时，具有一定的灵活性和扩展性。，帮助广大书记朋友做好领导日程管理的基础工作。

（发表于《秘书之友》2015-9期）

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